TIETOJENKÄSITTELY PÄHKINÄNKUORESSA

Yhdistys ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenrekisteriä ja käsittelee jäsenistön henkilötietoja tarjotakseen tapahtumia ja palveluja jäsenistölleen, palkitakseen jäsenistöään oikeudenmukaisesti yhdistyksen eteen tehdystä työstä, kootakseen jäsenistöltä jäsen- ja muita maksuja toiminnan ylläpitämiseksi sekä muuhun yhteydenpitoon ja muuta yhdistystoimintaa varten.

Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti jäseneltä itseltään. Jäsenet näkevät yhdistyksen sivulle kirjautuessaan omat tietonsa ja voivat niitä täydentää tai muuttaa.

Yhdistys käsittelee vain niitä tietoja, jotka ovat tarpeellisia Yhdistyksen määrittelemiä käyttötarkoituksia varten.

Jäsenten henkilötiedot ovat yhdistyksen taloudenhoitajan hallinnassa.

Yhdistys voi tarjota jäsenille jäsenetuja ja -palveluita. TK-Tiedotuskilta voi käsitellä jäsenen henkilötietoja erikseen päätettäessä myös Yhdistyksen toimintaan liittyvään suoramarkkinointiin lainsäädännön sallimilla tavoilla.

Vain niillä Yhdistyksen edustajilla, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä tai asemansa hoitamiseksi, on pääsy henkilötietoihin.

Jäsen voi itse vaikuttaa siihen, miten Yhdistys käsittelee jäsenen henkilötietoja. Tässä selosteessa kerrotaan siitä, miten oikeuksia voi käyttää.

1 REKISTERINPITÄJÄ

TK-tiedotuskilta ry (Y-tunnus: 2694791-3), Helsinki

2 YHTEYSTIEDOT TIETOSUOJA-ASIOISSA

Tietosuojaan liittyvät yhteydenotot: pviitaaho@gmail.com.

3 KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Jäsenluettelon pakollisia tietoja ovat nimi ja kotipaikkakunta.

Edellä mainittujen perustietojen antaminen Yhdistyksille on välttämätöntä lakisääteisen jäsenluettelon ylläpitämiseksi.

Yhdistyksen toimintaan liittyvät tiedot:

Jäsenen yksilöintitiedot:

  • postiosoite (jäsenen valinnan mukaan työpaikalle tai kotiin)
  • puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • syntymäaika
  • jäsennumero ja jäsenyyden alkamisaika
  • aktiivisuus ja tehtävät yhdistyksessä
  • palkitsemiset ja muistamiset
  • Tiedot jäsenen osallistumisesta TK-Tiedotuskillan tapahtumiin
  • Jäsenmaksuihin liittyvät tiedot

4 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUKSET

Jäsenten henkilötietojen käsittelytarkoituksia ovat:

  • jäsenluettelon ylläpitäminen
  • tapahtumien järjestäminen
  • jäsenmaksujen käsittely
  • kunniamerkkien myöntäminen tai hakeminen
  • muistamisten käsitteleminen
  • mahdolliset jäsenyyteen ja merkkipäiviin liittyvät muistamiset
  • yhteydenpito ja viestintä
  • markkinointitarkoitukset
  • yhdistyksen toiminnan yleinen kehitystyö

5 KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

5.1 Lakisääteinen velvoite

Yhdistys käsittelee jäsenen henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, kun Yhdistys laatii jäsenistä yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon.

5.2 Oikeutettu etu

Yhdistyksen oikeus käsitellä rekisteröidyn eli jäsenen henkilötietoja perustuu osin jäsenyyden synnyttämään oikeutettuun etuun.

Jäsenen voi kohtuudella olettaa tietävän, että Yhdistys käsittelee hänen henkilötietojaan yhdistystoiminnan yhteydessä.

Yhdistys on tehnyt intressipunninnan, jonka perusteella Yhdistys on todennut, että jäsenien perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä Yhdistyksen oikeutettua etua käsitellä henkilötietoja jäsenyyden perusteella.

Jäsenellä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Yhdistyksen oikeutettuun etuun. Tässä tapauksessa Yhdistys arvioi, onko henkilötietojen käsittelyn jatkamiselle olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää jäsenen oikeudet ja edut.

5.3 Sopimus

Yhdistys käsittelee henkilötietoja myös sopimusten valmistelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi esimerkiksi silloin, kun jäsen ilmoittautuu tapahtumaan ja tekee Yhdistyksen kanssa sopimuksen hyväksymällä tapahtuman ehdot.

5.4 Suostumus

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksen perusteella siinä määrin kuin lainsäädäntö sitä edellyttää, esimerkiksi jos jäseneltä pyydetään suostumus sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseksi taikka jäsenen kuva tai muita tietoja lisätään Yhdistyksen verkkosivuille. Lisäksi Yhdistys luovuttaa henkilötietoja toiselle rekisterinpitäjälle ajoittain jäsenen suostumuksen perusteella.

6 HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJAT TAI VASTAANOTTAJARYHMÄT

Henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

Tietoja luovutetaan yhdistyksen mahdollisille kattojärjestöille, jotka tarvitsevat tietoa jäsenyhdistysten jäsenyyden vahvistamiseksi sekä järjestön/liiton jäsenyyteen liittyvien etujen ja palvelujen tarjoamiseksi sekä viestinnän ja markkinoinnin lähettämiseksi. Yhdistys luovuttaa jäsenen henkilötietoja edelleen yhteistyökumppaneille jotka tarjoavat yhdistyksen jäsenyyteen perustuvia etuja ja palveluita, mikäli näitä on, kuten vakuutusyhtiölle ja polttoainealennuksen myöntäneelle huoltoasemaketjulle ja muille nykyisille ja tuleville yhteistyökumppaneille.

Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu seuraaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun:

  • TK-tiedotuskillalle jäsenrekisterin ylläpitämiseksi
  • jäsensihteerille jäsenrekisterin ja jäsenmaksujen käytännön järjestelyiden hoitamiseksi
  • sihteerille mm. jäsentiedotteiden lähettämiseksi

Jäsenrekisteriä säilytetään turvallisesti kolmannen osapuolen (nyt Domainhotelli) verkkopalvelimilla, joissa rekisterin varmuuskopiointi hoidetaan säännöllisesti.

7 HENKILÖTIETOJEN SIIRTO KOLMANTEEN MAAHAN

Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

8 HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai Yhdistyksen lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

Yhdistys säilyttää jäsenien henkilötietoja niin kauan kuin jäsenyys jatkuu.

Entisten jäsenien henkilötietoja ei säilytetä rekisterissä. Tämänkin jälkeen Yhdistys säilyttää kirjanpitovelvollisuuden täyttämiseksi tarpeellisia henkilötietoja 6 vuoden ajan tilikauden päättymisestä.

Yhdistys säilyttää tiettyjä jäsenten perustietoja (nimi, kotipaikka, jäsenyyden alku- ja päättymisvuosi, kunniamerkit ja palkitsemiset) pysyvästi Yhdistyksen historiikkien laatimiseksi. Entinen jäsen voi kuitenkin vastustaa tai rajoittaa tällaisten tietojen käsittelyä perustellusta syystä.

9 REKISTERÖIDYN OIKEUDET: MITEN JÄSEN VOI VAIKUTTAA TIETOJEN KÄSITTELYYN?

Rekisteröity voi käyttää alla kuvattuja oikeuksiaan ottamalla yhteyttä pviita-aho@gmail.com. Pyynnön voi esittää myös henkilökohtaisesti Yhdistyksen kohdassa 2 viitatulle yhteyshenkilölle, Yhdistyksen puheenjohtajalle tai Yhdistyksen sihteerille tai jäsensihteerille.

Yhdistys voi tarpeen mukaan pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja, jotka ovat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi.

9.1 Oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada Yhdistykseltä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.

Jäsenestä rekisterissä olevat tiedot on verkkosivulle kirjautumalla mahdollista tarkastaa aina kun jäsen näkee sen tarpeelliseksi.

Kun rekisteröity käyttää oikeuttaan saada omat tietonsa rekisteristä kirjallisena, toimittaa Yhdistys jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista. Yhdistys voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

9.2 Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus itse muuttaa hänestä rekisterissä olevia tietoja tai pyytää Yhdistystä oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla Yhdistykselle lisäselvitystä postitse tai sähköpostitse.

Omia tietoja voi oikaista myös itse joko rekisteröitymällä omalle tililleen tai ilmoittamalla muutoksilla Jäsensihteerille. Oikeus tietojen poistamiseen on jokaisella jäsenellä.

Rekisteröidyllä on oikeus saada Yhdistys poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
  • Yhdistys on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava Yhdistykseen sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

9.3 Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Yhdistys rajoittaa henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos:

  • rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
  • Yhdistys käsittelee henkilötietoja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista;
  • Yhdistys ei tarvitse enää henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
  • rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista, syrjäyttävätkö Yhdistyksen oikeutetut perusteet rekisteröidyn vastustamisen perusteet.

9.4 Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on tietyissä olosuhteissa oikeus saada Yhdistykselle toimittamat henkilötietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:

  • käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • käsittely perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai rekisteröidyn henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.

9.5 Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointia tai suoramarkkinointitarkoituksessa suoritettua henkilötietojen käsittelyä ei saa enää tehdä vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.

9.6 OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS

Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa.

10 OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu rekisteröidyn tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia.

11 MISTÄ HENKILÖTIEDOT ON SAATU

Yhdistys kerää henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja päivitetään jäsenen oman ilmoituksen perusteella tai viime vaiheessa omaisten ilmoitusten perusteella.

12 HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TURVALLISUUS

Henkilötiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin tai muuten teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja.

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

Ainoastaan niillä yhdistyksen edustajilla joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy Yhdistyksen käsittelemiin henkilötietoihin.